Co to jest KSeF? KSeF – od kiedy Krajowy System e Faktur?

KSeF co to jest? E-fakturowanie w systemie KSeF

W Polsce e-fakturowanie zawitało z regulacjami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W listopadzie 2019 roku Polska przyjęła standard Peppol dla e-fakturowania B2G, a obecnie zmierza ku wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania B2B. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowe etapy wdrożenia KSeF, które staną się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Czym tak właściwie jest Krajowy System e-Faktur? KSeF to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur. Początkowo w KSeF te specjalne faktury będą stanowiły jedną z wielu akceptowanych form dokumentowania transakcji gospodarczych. W obiegu pozostaną również faktury tradycyjne jak i te elektroniczne.

KSeF od kiedy? Ważne daty w procesie wdrażania KSeF

Początkowo Krajowy System e-Faktur miał obowiązywać już od lipca 2024. Z tego względu coraz częściej u przedsiębiorców występują pytania od kiedy KSeF. Trzeba wiedzieć, że obowiązkowy KSeF ma obowiązywać dopiero od 2026 roku. Nowa data obowiązywania obligatoryjnego KseF została zapowiedziana przez MF. Zmiana terminu od kiedy KSeF będzie obowiązkowy miała związek ze względami technicznymi.

Wprowadzanie KSeF – etapy:

• Październik 2021 – grudzień 2021: Faza pilotażowa KSeF.
• Styczeń 2022: Dobrowolne e-fakturowanie, z wymaganą zgodą odbiorcy.
• Od 1 lutego 2026 r.: Obowiązkowe KSeF dla przedsiębiorców o sprzedaży powyżej 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązkowe KSeF dla wszystkich przedsiębiorców.

Zatem kiedy wchodzi KSeF obowiązkowy? Na dzień dzisiejszy KSeF obowiązkowy dla wszystkich będzie dopiero od 1 kwietnia 2026 roku. Oznacza to, więc że to kiedy wchodzi KSeF obowiązkowy jest wstępnie ustalone. Pewne jest również, że obowiązkowy Krajowy System eFaktur nie będzie w 2024.

Faktury KSeF

Faktura KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur, to nowoczesna forma dokumentowania transakcji gospodarczych, która integruje proces wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w jednolitym systemie. Jest to krok w kierunku uproszczenia i automatyzacji biznesowych operacji związanych z fakturowaniem. Faktura ustrukturyzowana KSeF jest w formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), opublikowaną w CRWDE na platformie ePUAP. Dzięki temu formatowi, wymiana faktur staje się bardziej efektywna, a procesy księgowe mogą być łatwiej zautomatyzowane, co prowadzi do oszczędności czasu i minimalizowania błędów.

Korzyści z stosowania KSeF

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej. Wdrażanie e-fakturowania przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorstw, takich jak:

• Szybkość: Skrócenie terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni.
• Bezpieczeństwo: Faktury są przechowywane w bazie danych Ministerstwa Finansów, co chroni je przed uszkodzeniem lub utratą.
• Przyspieszenie obrotu finansowego: Strukturyzowane faktury ułatwiają szybsze i dokładniejsze ich przetwarzanie, co przekłada się na terminowe płatności.
• Wygoda: Możliwość pełnego wykorzystania automatyzacji procesów.
• Standaryzacja: Ułatwienie rozliczeń i księgowania dzięki platformie KSeF.
• Mniej obowiązków: Brak konieczności ręcznego przechowywania faktur, gdyż są one automatycznie archiwizowane na 10 lat.
• Mniejsza ilość danych do przesyłania: Dane są już dostępne w systemie, eliminując potrzebę generowania plików kontrolnych.

System e-faktur w Polsce – jak się przygotować?

Choć obowiązkowy KSeF wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, warto już teraz przyzwyczajać się do nowej rzeczywistości. Wczesne wdrożenie systemu umożliwia płynniejsze przejście oraz zminimalizowanie problemów związanych z nagłą zmianą. Dla przedsiębiorców dostępny jest bezpłatny program do e-fakturowania, udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Korzystanie z tego narzędzia nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, co jest dużą zaletą, szczególnie dla małych firm, które szukają oszczędności. Program ten umożliwia wystawianie faktur KSeF w sposób prosty i intuicyjny, zgodny z wymogami prawnymi.

Oczywiście, jeśli przedsiębiorca woli korzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi, e-Fakturę KSeF można również wystawić przy użyciu komercyjnych programów do fakturowania dostępnych na rynku. Decydując się na takie rozwiązanie, trzeba jednak mieć na uwadze, że wiąże się to z dodatkowymi kosztami zakupu lub abonamentu za oprogramowanie. Niezależnie od wybranego narzędzia, warto już teraz zacząć korzystać z KSeF. Przyzwyczajenie się do systemu przed wprowadzeniem obowiązku pomoże uniknąć pośpiechu i potencjalnych błędów w przyszłości.